会用邮件

邮件最大的作用是通告，不要用来讨论问题。邮件是效率较差沟通方式，可以选择更好的交流方式。

1. 写新邮件的顺序

附件 > 正文 > 主题 > 收件人

• 避免忘记附件
• 避免空白主题
• 避免误发送

2. 更好的主题

避免空白

无论是什么邮件要避免空白主题。

长度控制

主题要概括，避免太长。20个双字以内为宜。

增加标签

标签可以增加明确邮件的主题、归属。一般格式：【{标签}】{主题}

以下为一些常见写法：

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

项目的邮件：
【网约车】需求排期沟通
【花小猪】项目日报2020-2-2

团队事务：
【技术中台】考勤信息反馈
【研发中心】优秀员工公示
【研发中心】liuxin健康日报2020-2-2

常规事务：
【健康日报】liuxin健康日报2020-2-2
【工作日报】liuxin工作日报2020-2-2

所有邮件都建议有标签。就算是临时的主题，也可以从主题中摘选重要信息成为标签。

标签的优先级：项目简称 = 事项范围 > 组织信息 > 主题摘选

标签不要太长，控制在8个字以内

增加日期

如果邮件有时效性，那么在标题加上时间。

发件日期不可靠，也不能作为邮件内容的日期。标题有日期可以方便查询和浏览。

1
2
3

正确：【技术中台】liuxin日报2022-04-01

错误：【技术中台】liuxin日报

转发、回复处理

如果是一封长邮件（经历过多人转发回复）可以手动修改标题，使标题具有唯一的转发回复信息。

• A 发送-> B 转发-> C 回复-> 所有人

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

原始

发件人：C
收件人：A; B
主题：回复：转发：通知
---
发件人：B
收件人：C; A
主题：转发：通知
---
发件人：A
收件人：B
主题：通知

修正

主题：回复：通知
---
主题：转发：通知
---
主题：通知

3. 正确填写地址

正确的思想

• 密送人不可回复邮件。
• 不要期待抄送人会看邮件。
• 回邮件中，不要无意将收件人和抄送人的位置变化。

增加参与人

邮件内容需要增加知晓人，可以选择增加收件人。这时可以使用回复或者转发。

使用回复时选择全部回复，然后在收件人中增加。

使用转发时要注意，默认原收件人会变成抄送人。如果新增的参与人是要继续话题讨论的，请将原收件人放回收件人栏。

避免回复单独转发

收到转发邮件，如果在地址栏（收件人、抄送人）中只有自己。那么不要继续回复全部人，只能与发件人间回复。

4. 有效的正文

总分结构

先出结论，再做细节陈述。邮件的篇幅没有限制，对于长篇邮件，开头没有结论，会增加阅读的难度。

多用段落

适当增加段落和段落标题，增加邮件的可阅读性。

保持一次完整性

邮件的内容完整，一封邮件讲清楚。不能多份邮件讲一件事情，如果出现这种情况需要及时合并。

附件提醒

如果在邮件中存在附件，需要在文中提及，给用户提醒，使其阅读附件。不同的邮箱app对附件的展示不同，用户很可能会错过附件。

不要图片型文字

非通知类邮件，不要使用图片展示文字。图片在传递过程中容易丢失，文字内容尽量不要使用图片。

5. 签名很重要

每封邮件都应有签名

签名可以有效的让收件人知晓叙述者。不要认为大家会从发件人中认识你。多人回复的邮件如果没有签名，对于阅读是一场灾难。

合理签名内容

• 签名信息不宜过多，一般不超过4行。信息可包括姓名、职务、联系方式等。
• 公司往往有统一的签名，个人需要符合规定。
• 回复和新邮件的签名可以不同，但需要是统一风格。
• 版权信息可以放在签名最后，需使使用小号单色文字。
• 签名中的图片建议使用image data格式，不使用附件。

6. 称呼问候

开头有称呼

正式邮件或者收件人超过1人（包括抄送）的邮件开头须增加称呼。以下罗列几种

1
2
3
4

您好 xxx先生，
Hi xxx，
Hi all，
大家好，

结尾有问候

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。

把问候放在签名中，也是一个好方法。